Chọn được món quà mới giải quyết một phần của đơn hàng. Khi đặt cả lô, người phụ trách còn cần biết mẫu nào được dùng làm căn cứ, ai duyệt và khi nào các đầu vào đã đủ để thực hiện. Một thay đổi nhỏ ở logo hoặc hộp cũng có thể khiến phương án đang trao đổi khác với phần quà cuối cùng.
Quy trình đặt quà tặng in logo số lượng lớn nên đi từ chốt quy cách, duyệt mẫu, xác nhận lịch thực hiện đến kiểm, đóng gói và bàn giao. Mỗi bước cần có kết quả được ghi lại để bộ phận mua hàng và bên cung cấp cùng theo dõi.
Chốt đơn theo từng mẫu trước khi yêu cầu báo giá
Đừng chỉ gửi một tổng số như “200 bộ quà”. Nếu có hai cấu hình, hãy ghi số lượng riêng cho từng mẫu, phần kèm và nơi nhận. Cùng một món nhưng đổi nắp, hộp, túi hoặc vị trí logo có thể tạo thành một yêu cầu khác.
Khi còn đang tìm dòng quà, các nhóm quà tặng doanh nghiệp in logo tại GiftCorp giúp hình dung lựa chọn ban đầu. Sau khi thu hẹp được phương án, đưa mã hoặc đường dẫn mẫu vào yêu cầu để hai bên nhận diện cùng một sản phẩm.
Vuốt ngang để xem đủ bảng.
| Thông tin cần ghi | Cần xác nhận tới mức nào? |
|---|---|
| Mẫu và số lượng | Mỗi dòng có mã/đường dẫn, số phần cần đặt; tách phần dự phòng nếu có. |
| Cấu hình một phần quà | Từng món, nắp/phụ kiện, hộp, túi và thiệp; không tự coi phần xuất hiện trong ảnh là đã nằm trong giá. |
| Nhận diện | File logo được phép dùng, lời tặng, vùng thể hiện trên từng món và bao bì; danh sách cá nhân hóa nếu cần. |
| Điểm và ngày cần nhận | Địa điểm, đầu mối, số phần từng điểm/đợt; thời gian để nhận và đối soát trước ngày trao. |
| Phạm vi báo giá | Phần theo mỗi bộ và khoản chung; chi phí mẫu, bao bì, vận chuyển, chứng từ và thanh toán cần hai bên làm rõ. |
Thông tin chưa có nên được ghi là cần xác nhận. Một ô bỏ trống dễ bị hiểu là không có yêu cầu, còn một con số tạm đoán dễ đi theo báo giá đến lúc chốt đơn. Nếu chưa thống nhất mục tiêu, người nhận hoặc tổng mức chi, hãy hoàn thiện kế hoạch quà tặng doanh nghiệp trước.
Duyệt mẫu hoàn chỉnh, không chỉ duyệt hình logo
Bản thiết kế trên màn hình cho thấy bố cục dự kiến. Mẫu hoàn chỉnh giúp xem bố cục đó trên món quà, cùng hộp và phần kèm. Hai loại thông tin bổ sung cho nhau; cần thống nhất phần nào duyệt trên bản thiết kế và phần nào phải đối chiếu ở mẫu thực tế.
Chọn những điểm cần xem theo cấu hình
Với cốc có nắp và đĩa lót, người duyệt cần nhìn cả bộ khi đặt trên bàn. Đối chiếu hướng họa tiết/logo, phần nắp và đĩa, rồi xem bộ hoàn chỉnh được xếp trong hộp thế nào. Với bộ bình và dù, phải ghi vị trí nhận diện trên từng món và cách xếp cả hai vào một phần quà.
Đối chiếu phần nắp, đĩa lót, nhận diện và cách đặt trong hộp khi duyệt cấu hình cốc.
Duyệt nhận diện trên từng món và cách xếp đủ phần của bộ bình, dù trước khi chốt cả lô.
Các mẫu trên là điểm bắt đầu để trao đổi quy cách. Phương án cho đơn mới cần xác nhận nhận diện, phụ kiện, hộp và số lượng riêng. Nếu muốn đổi dòng cốc, xem các mẫu cốc sứ in logo để đối chiếu cách dùng.
Với quà gồm nhiều món, nhóm bộ giftset giúp so cách kết hợp. Cần chọn cấu hình cụ thể trước khi yêu cầu duyệt mẫu, thay vì chỉ duyệt một tên gọi chung như “bộ quà hai món”.
Giữ một phiên bản được xác nhận
Ghi ngày duyệt, mã mẫu, file nhận diện, nội dung chữ và người xác nhận vào cùng bản quy cách. Nếu có nhiều đầu mối, một người cần tổng hợp phản hồi và chuyển phiên bản cuối tới bên thực hiện.
Chi phí làm mẫu, hình thức gửi mẫu và phần nào cần duyệt lại phải được trao đổi trước. Không mặc định mẫu miễn phí hoặc mọi lần chỉnh đều giữ nguyên giá và lịch. Phần bố cục nhận diện được trình bày sâu hơn trong quy trình thiết kế logo trên quà.
Xác nhận mốc bắt đầu và lịch của từng phần việc
Ngày gửi yêu cầu đầu tiên chưa nhất thiết là ngày bắt đầu thực hiện cả lô. Cần hỏi bên cung cấp thời gian được tính từ mốc nào và những điều kiện nào phải hoàn tất ở mốc đó. Mẫu được duyệt nhưng số lượng, nguồn hàng hoặc điều kiện đặt vẫn đang chờ có thể chưa đủ để xác nhận lịch.
Bảng dưới đây dùng để theo dõi các đầu vào và kết quả. Các ngày phải được hai bên điền theo đơn cụ thể; thứ tự không thay thế thời gian cung ứng hoặc điều kiện giao đã thỏa thuận.
Vuốt ngang để xem đủ bảng.
| Mốc theo dõi | Kết quả cần có | Ai xác nhận? |
|---|---|---|
| 1. Khóa quy cách | Mỗi mẫu, số lượng, phần kèm và điểm giao được ghi rõ; phần còn mở có người trả lời. | Đầu mối đặt và bên cung cấp. |
| 2. Duyệt mẫu và nhận diện | Bản/mẫu cuối, ngày duyệt, yêu cầu được giữ hoặc cần chỉnh. | Người duyệt mẫu và nhận diện. |
| 3. Xác nhận bắt đầu | Đầu vào đã đủ, nguồn mẫu và lịch thực hiện được xác nhận theo thỏa thuận đặt hàng. | Đầu mối đặt và bên thực hiện. |
| 4. Đối chiếu khi thực hiện | Tiêu chí kiểm, phần việc cần phản hồi, vấn đề và hướng xử lý nếu phát sinh. | Người phụ trách thực hiện/kiểm và đầu mối đặt. |
| 5. Chuẩn bị bàn giao | Phần quà/kiện được chia theo danh sách, kết quả đối soát và lịch giao từng điểm. | Bên giao và đầu mối nhận. |
| 6. Nhận và ghi nhận | Số nhận, phần chưa đủ, tình trạng cần xử lý và người theo dõi tiếp. | Đầu mối nhận và người phụ trách đơn. |
Với đơn nhiều mẫu, nên hỏi lịch theo từng dòng. Một món đã sẵn sàng không có nghĩa hộp, thiệp hay món còn lại cũng xong. Nếu cần nhận thành nhiều đợt, phải xác nhận cách chia, điều kiện giao và phần chi phí liên quan trước khi dùng lịch đó cho chương trình.
Ví dụ giả định: đơn 200 phần gồm 80 cốc LS-01 và 120 bộ GS-06. Điểm A nhận 40 cốc cùng 60 bộ; điểm B nhận phần còn lại với cùng cơ cấu. Mỗi điểm có 100 phần, tổng vẫn là 200. Đây là ví dụ để lập bảng theo dõi, không phải đơn hàng hoặc cấu hình đã được GiftCorp xác nhận.
Hai mẫu có thể cần những đầu vào và mốc khác nhau. Bảng theo dõi phải cho biết mẫu nào đã duyệt, mẫu nào còn hỏi về hộp và điểm nào cần nhận trước. Nếu thêm quà dự phòng, cập nhật cả số lượng đặt lẫn phần chia; không giữ tổng 200 rồi tự thêm vào cuối đơn.
Theo dõi thực hiện và đối chiếu với mẫu đã duyệt
Để đối chiếu có ích, hai bên cần dùng cùng một mẫu và cùng tiêu chí. “In đẹp, hàng tốt” chưa chỉ ra phải nhìn hoặc kiểm điều gì. Hãy ghi những yêu cầu đã được duyệt: đúng dòng/mã, đủ phần kèm, nội dung nhận diện, vị trí thể hiện và các thao tác sử dụng được chọn để kiểm.
Mẫu in đầu hoặc ảnh tiến trình giúp phát hiện phần cần điều chỉnh trong lúc thực hiện. Nó không thay thế việc đối soát cả lô trước bàn giao. Phạm vi kiểm, cách lấy mẫu hay kiểm từng phần và cách xử lý phần không đạt cần được thống nhất theo sản phẩm, yêu cầu và thỏa thuận của đơn.
Khi ghi nhận một vấn đề, lưu mã mẫu, phiên bản được duyệt, mô tả vị trí và hình ảnh đủ rõ. Đặt phần cần xem lại riêng để tránh đóng chung, đồng thời ghi ai trả lời và thời điểm cập nhật. Số cần sửa hoặc bổ sung phải được nối lại với lịch giao và bảng chia phần.
Với yêu cầu kiểm cụ thể, trao đổi cùng bộ phận kiểm soát chất lượng. Không nên dùng một tỷ lệ kiểm của đơn khác làm tiêu chí mặc định cho mọi dòng quà.
Khi kiểm lô, checklist nghiệm thu quà in logo giúp tách số món, số bộ và phạm vi kiểm. Ghi sai lệch theo mẫu được duyệt trước khi xử lý.
Đóng gói theo cấu hình, bàn giao theo danh sách
Đóng hộp từng phần quà và đóng kiện vận chuyển là hai việc khác nhau. Phần quà cần đúng món, phần kèm và hình thức đã duyệt. Kiện cần giúp bảo vệ trong quá trình giao và cho người nhận biết bên trong có mẫu nào, bao nhiêu phần.
Kiểm độ vừa của hộp với bộ hoàn chỉnh, cách chèn giữ món, thao tác lấy ra và túi mang nếu có. Không lấy ảnh hộp làm kết luận rằng mọi mẫu đều dùng vừa. Nếu cần phương án riêng, trao đổi bao bì và đóng gói quà tặng từ lúc chốt cấu hình để đưa phần đó vào giá và lịch.
Với nhiều điểm nhận, dùng danh sách chia phần theo mẫu và theo điểm. Nhãn kiện nên giúp đối chiếu với danh sách này mà không để lẫn thông tin của hai địa điểm. Đầu mối nhận, khung giờ nhận, điều kiện tiếp cận và người kiểm đếm cần được xác nhận trước giao.
- Trước gửi: ghi số kiện, số phần theo mẫu và điểm nhận; xác định phần chưa hoàn tất nếu có.
- Khi nhận: đối soát số kiện/phần và ghi tình trạng cần xem lại, theo cách đã thống nhất.
- Sau nhận: giữ đầu mối và hồ sơ xử lý phần thiếu, sai hoặc cần bổ sung; cập nhật đến khi hai bên xác nhận kết quả.
Chứng từ, điều kiện thanh toán, hỗ trợ sau bàn giao và cách giải quyết phát sinh thuộc thỏa thuận của đơn cụ thể. Người phụ trách nên có thông tin đó trước khi trình phương án, không đợi đến lúc xe giao tới mới hỏi.
Nếu quà chia về nhiều đầu mối, lập bảng phân bổ theo từng điểm nhận để gắn số phần, số kiện và người nhận với từng địa chỉ.
Với quà trao ngay tại chương trình, hướng dẫn bàn giao tại sự kiện giúp chốt giờ tiếp nhận, đầu mối kiểm và cách ghi phần thiếu hoặc lỗi.
Khi đổi đầu vào, xác nhận lại phần bị ảnh hưởng
Thay đổi sau duyệt mẫu cần được ghi thành một yêu cầu rõ, có phiên bản thay thế. Không chỉ gửi một file mới vào chuỗi trao đổi rồi tiếp tục dùng lịch cũ. Bên thực hiện cần biết phần nào được giữ, phần nào được đổi và ai đã cho phép đổi.
- Đổi logo hoặc lời tặng: xác nhận file cuối, phần mẫu cần duyệt lại và những món/bao bì dùng nhận diện đó.
- Thêm số lượng: kiểm lại nguồn hàng, phần dự phòng, số lượng từng mẫu/điểm và ảnh hưởng tới giá/lịch.
- Đổi hộp hoặc túi: đối chiếu độ vừa, cách đóng, phần in và mốc sẵn sàng cùng món bên trong.
Yêu cầu thay đổi nên đi qua cùng đầu mối giữ quy cách. Chỉ đưa bản mới vào bảng theo dõi khi có kết quả xác nhận; phần chưa trả lời vẫn cần được đánh dấu để người tổ chức chương trình thấy đúng tình trạng đơn.
Chuẩn bị yêu cầu đặt quà gửi GiftCorp
Một yêu cầu dễ trao đổi gồm danh sách mẫu và số lượng, file nhận diện, cấu hình hộp/phần kèm, ngày và điểm cần nhận. Kèm người duyệt, tổng mức chi dự kiến và các câu hỏi còn mở để bên cung cấp trả lời vào đúng phần.
Nếu đã có mẫu đang quan tâm, hãy gửi đường dẫn mẫu cùng bảng quy cách. Kèm ba câu hỏi: phần nào cần duyệt, mốc nào dùng để tính thời gian và kết quả nào sẽ được đối soát khi bàn giao. Có thể trao đổi với GiftCorp qua 0945.998.001 để làm rõ phương án cho đơn cụ thể.
